¿Por qué muchas empresas de catering pierden dinero sin saberlo?
El error más común en el sector del catering no es cobrar poco — es no saber cuánto cuesta realmente cada evento. Muchos caterers calculan el precio por comensal a ojo, sin desglosar todos los costes reales. El resultado: eventos que parecen rentables en papel pero que, una vez cerrados, apenas dejan margen.
La buena noticia es que calcular el margen real no es complejo si sigues un proceso estructurado.
Los 5 componentes del coste real de un evento
Para calcular el margen de un evento de catering necesitas sumar cinco tipos de coste:
- Coste de ingredientes y materias primas — El coste del escandallo multiplicado por el número de comensales. Incluye mermas y desperdicios (typically 8-12%).
- Coste de personal — Sueldos, seguridad social, horas extra y desplazamientos de cocineros, camareros y coordinadores.
- Alquiler de equipamiento — Vajilla, carpa, mesas, sillas, transporte y montaje.
- Coste del espacio (canon de local) — La comisión del venue o el alquiler del espacio donde se celebra el evento.
- Gastos logísticos y otros — Combustible, packaging, flores, DJ, fotógrafo si gestionas el evento completo.
La fórmula del margen por evento
Una vez tienes todos los costes:
Margen bruto = Facturación total − Suma de todos los costesMargen % = (Margen bruto / Facturación total) × 100Un margen saludable en catering suele estar entre el 20% y el 35%. Si estás por debajo del 15%, el evento apenas cubre los gastos fijos del negocio.
El problema del presupuesto vs. el coste real
El coste real casi nunca coincide exactamente con el presupuesto inicial. Los ingredientes suben de precio, se necesitan más horas de personal de las previstas, o hay imprevistos de última hora. Por eso es fundamental registrar los gastos reales tras cada evento y comparar la desviación entre lo presupuestado y lo real.
Si tu desviación media está por encima del 10%, tienes un problema estructural en cómo presupuestas. Si está por debajo del 5%, tienes un buen control de costes.
Ejemplo práctico: boda de 150 personas
Imagina un evento con las siguientes cifras:
- Facturación total: 18.000 €
- Coste de ingredientes: 4.500 € (25%)
- Personal: 3.200 €
- Equipamiento y logística: 1.800 €
- Canon del local: 900 €
- Coste total: 10.400 €
Margen bruto: 7.600 € → 42%
En este caso, el margen es excelente. Pero si en la realidad el personal costó 4.500 € (porque hubo horas extra), el margen real cae a 31%. La diferencia entre el margen presupuestado y el real son 2.000 € — dinero que creías ganar pero que no existe.
Automatiza el cálculo con SKANDA
Hacer este cálculo manualmente para cada evento es tedioso y propenso a errores. SKANDA automatiza todo el proceso: registras los costes reales durante y después del evento, y la plataforma calcula automáticamente el margen, la desviación y el beneficio por comensal. Todo en tiempo real, sin hojas de cálculo.