El enemigo silencioso de los caterers
La mayoría de empresas de catering que pierden dinero no lo hacen de golpe — lo pierden poco a poco, evento a evento, a través de pequeñas ineficiencias que se acumulan. Estos son los cinco errores más comunes que hemos identificado tras hablar con decenas de profesionales del sector.
Error 1: No actualizar el precio de los ingredientes
Los precios de los ingredientes fluctúan constantemente. Un caterer que usó el precio de la ternera de hace seis meses para presupuestar un evento hoy puede estar perdiendo 1-2 € por comensal sin saberlo. Multiplicado por 100 comensales y 20 eventos al año, son entre 2.000 y 4.000 € de margen que se evaporan.
Solución: Revisa y actualiza el precio de los ingredientes críticos (proteínas, aceite, marisco) al menos una vez al mes, o cada vez que negocies con tus proveedores.
Error 2: No contar las mermas en los escandallos
Un lomo de ternera de 5 kg no rinde 5 kg de producto servido. Tras limpiar y cocinar, el rendimiento real suele ser del 65-70%. Si calculas el coste del escandallo sin contar la merma, estás subestimando el coste real en un 30-35%.
Solución: Incluye siempre el factor de merma en tus recetas. Si la merma de un ingrediente es del 30%, divide el coste por 0.70 para obtener el coste real por gramo útil.
Error 3: Subestimar el coste de personal
El personal es generalmente el segundo mayor coste de un evento (tras los ingredientes). El error más habitual es presupuestar "4 camareros durante 8 horas" sin contar: desplazamientos, horas de montaje y desmontaje, seguridad social, plus de domingos y festivos, y las inevitables horas extra.
Solución: Usa un multiplicador de 1.3-1.4 sobre el coste base del personal para cubrir los extras. Con el tiempo, ajusta ese multiplicador con los datos reales de tus eventos.
Error 4: No registrar los gastos pequeños
"Son solo 50 euros de combustible" o "el material de decoración no vale la pena anotarlo" — estas pequeñas omisiones son las que más distorsionan el análisis real. Un evento con 15-20 partidas pequeñas no registradas puede tener un coste real 5-8% superior al calculado.
Solución: Registra absolutamente todos los gastos, por pequeños que sean. La tecnología hace que esto sea rápido — no hay excusa para no hacerlo.
Error 5: No comparar presupuesto vs. realidad
Este es el error más grave de todos: hacer el presupuesto al principio, cerrar el evento, y pasar al siguiente sin analizar qué salió diferente. Sin esta comparación, los mismos errores se repiten indefinidamente.
Solución: Implementa un proceso de cierre de evento obligatorio: registra todos los costes reales, calcula la desviación respecto al presupuesto, e identifica las dos o tres partidas donde más te has desviado. En tres meses, tus presupuestos serán significativamente más precisos.
¿Cuánto te cuestan estos errores?
Haz este ejercicio rápido: toma tu facturación del último año y réstale el 8%. Ese es, aproximadamente, el dinero que estás perdiendo si cometes aunque sea tres de estos cinco errores. Para una empresa que factura 300.000 €/año, son 24.000 € que desaparecen por falta de control.